Своя почта или у провайдера: что выбрать небольшой конторе

В этом году у нас заметно прибавилось клиентов с вопросом про почту. Не потому что почта - что-то новое, а потому что компании наконец начали массово брать собственные домены. Раньше хватало адреса на mail.ru или у провайдера вида ivanov@company.isp.ru. Сейчас хочется @company.ru, и сразу встаёт вопрос: а MX-записи куда указывать?

Вариантов, по сути, два: поднять свой почтовый сервер или делегировать почту провайдеру. Оба рабочие. У каждого есть ситуации, где он честнее другого.

Провайдерская почта - это честно и дёшево. Вы платите небольшую сумму в месяц или вообще ничего сверх тарифа, получаете несколько ящиков на своём домене, и провайдер сам следит, чтобы всё работало. Железо не ваше, обслуживание не ваше, спам-фильтр какой есть - такой и есть. Для конторы в 5-10 человек, где почта нужна для переписки с клиентами и всё, это вполне рабочий вариант. Объём писем небольшой, требований к настройкам никаких, экономия очевидна.

Беда начинается в двух случаях. Первый - провайдер меняет условия или просто закрывает услугу. Мы это уже несколько раз видели: приходит письмо, что почтовый сервис заканчивается через месяц, и клиент в панике несётся к нам. Второй случай - когда компания растёт и появляются требования к почте, которые провайдер не потянет: папки со своей структурой, адресная книга для всей конторы, рассылки на несколько сотен адресов без того, чтобы тебя сразу занесли в блэклист.

Свой почтовик - это контроль, но за него надо платить не только деньгами. Подняли Sendmail или Postfix, настроили, радуетесь. Почта ходит на вашем домене, все настройки в ваших руках, никакой зависимости от чужих решений. Но сервер надо обслуживать. Если машина без ИБП упала посреди ночи, почта лежит до утра. Если почтовый демон завис, письма копятся в очереди и часть отправителей получает bounce. Если диск накрылся без свежей резервной копии - восстанавливайте из того, что было неделю назад.

Ещё один момент, который часто недооценивают: репутация IP-адреса. Крупные провайдеры держат несколько серверов с хорошей историей, и письма с них принимают охотно. Свежий IP небольшой конторы - это неизвестный адрес, которому ещё надо заработать доверие. Если кто-то с того же провайдерского пула до вас рассылал спам, можете оказаться в блэклисте ещё до отправки первого письма. Это не катастрофа, но разбираться придётся.

Отдельно - вопрос переезда, и тут многие наступают на одни и те же грабли. Когда компания меняет провайдера или перетаскивает почту со стороннего сервиса на свой, TTL у MX-записей нередко стоит сутки или больше. Меняешь запись - и следующие 24 часа часть писем летит на старый адрес, часть на новый, а где они оседают, зависит от того, кэш какого DNS-сервера смотрит отправитель. Хорошая практика перед переездом: за несколько дней снизить TTL до 300 секунд, убедиться, что старый сервер ещё принимает, и только потом переключать. Письма, которые пришли на старый адрес в момент переключения, надо забрать руками - автоматически они никуда не переедут.

Что мы обычно рекомендуем на практике? Если в компании до 15-20 человек и нет специфических требований - честнее взять почту у нормального провайдера на своём домене. Дешевле, меньше головной боли. Если нужен контроль над конфигурацией, свои антиспам-правила, большой объём или интеграция с внутренними системами - тогда свой сервер оправдан, но надо понимать, что это отдельная задача по поддержке. Полностью отдать и забыть - не получится.

Промежуточного варианта пока негусто: либо сам, либо провайдер. Некоторые ставят почту на тот же сервер, где крутится сайт и учётная программа, и это самое неудачное решение - единая точка отказа для всего сразу. Если сервер упал, нет ни сайта, ни почты, ни базы. Почту лучше держать отдельно, где бы она ни жила.

Про управляемую инфраструктуру мы рассказываем отдельно - если своими руками поддерживать не хочется, но и полностью доверяться провайдеру тоже нет желания.