SharePoint 2010: как версионирование документов победило сетевую папку и Outlook

SharePoint 2010 вышел в RTM в мае этого года, и мы довольно быстро взялись за первое боевое внедрение - не потому что зудело опробовать новинку, а потому что клиент позвонил с задачей, которую больше нельзя было откладывать.

Производственная компания, около 80 человек, офис и небольшое производство. Документы живут на файловом сервере - папка общего доступа, разбитая по отделам. Плюс ещё часть документов у каждого сотрудника в папке «Отправленные» в Outlook, потому что «а вдруг понадоблюсь - найду по теме письма». Версионирование - нулевое. Когда нужна предыдущая редакция договора, начинается охота по почтовым архивам.

Запрос у клиента был конкретный: хотим понимать, кто и когда менял документ, и чтобы можно было вернуть предыдущую версию. Плюс - поиск по содержимому. Сетевая папка ни то, ни другое не умеет.

Почему SharePoint, а не что-нибудь попроще

Мы рассматривали несколько вариантов. Alfresco - опенсорсный, функционально богатый, но для среды с Windows и Active Directory интеграция требует дополнительных усилий, и поддерживать его потом нам самим. Какой-нибудь самописный документооборот - вообще не обсуждается. У клиента весь офис на Windows, Exchange, Active Directory уже стоит - SharePoint на этом фундаменте встаёт органично.

Четыре года назад мы разворачивали WSS 2.0 для другого клиента и хорошо запомнили, что поиск там работал мягко говоря нестабильно, а права на библиотеки требовали терпения. SharePoint 2010 в этом смысле продвинулся заметно: поиск перестроен на базе FAST-движка (в редакции Enterprise), права на уровне элементов стали внятнее, и интерфейс наконец-то не вызывает вопроса «где это кнопка вообще».

Выбрали SharePoint Foundation 2010 - бесплатный базовый уровень, который покрывал 90% потребностей клиента. Для версионирования, корзины и поиска по метаданным его хватает.

Установка и начальная конфигурация

Поставили на отдельную виртуальную машину - Windows Server 2008 R2, SQL Server 2008 R2 Express для небольшого объёма данных (потом можно мигрировать на полный SQL, если вырастет). Установка SharePoint Foundation через мастер конфигурации прошла без сюрпризов - раньше процесс был нервнее.

Интеграция с Active Directory работает из коробки: пользователи входят через Windows-аутентификацию, никаких отдельных учётных записей. Это важно - люди не хотят помнить ещё один пароль.

Создали три библиотеки документов по основным направлениям - договоры, внутренние регламенты, финансовые документы. На каждой библиотеке включили версионирование с хранением последних 10 версий и настроили корзину с двухнедельным окном восстановления.

Разговор с бухгалтерией

Честно скажем - бухгалтерия поначалу смотрела на SharePoint как на очередную затею ИТ-отдела, которая добавит работы. Хранить документы в Outlook - привычно, понятно, «там ещё и переписка рядом».

Переломил ситуацию один конкретный случай во время пилота. Бухгалтер случайно перезаписала версию договора с поставщиком - просто открыла не тот файл и сохранила. В сетевой папке это означало бы звонок поставщику с просьбой прислать скан ещё раз. В SharePoint она зашла в историю версий, увидела предыдущую редакцию с нужными реквизитами и восстановила её за 30 секунд.

После этого разговор про «зачем нам это нужно» закончился.

Что работает хорошо, что - не очень

Версионирование и корзина. Работают именно так, как ожидалось. Пользователи быстро привыкли смотреть в историю версий - это один клик из контекстного меню.

Check-in / check-out. Механизм обязательной блокировки документа при редактировании включили только для библиотеки договоров. Для внутренних документов оказалось избыточным - люди ворчали, что нельзя просто взять и поправить.

Поиск. В Foundation-версии поиск работает по метаданным и имени файла, по содержимому индексируются документы Office и PDF. Для клиента этого хватает - главное, что он вообще есть и находит.

Оповещения. Подписка на изменения в библиотеке - функция, которую никто не просил, но все используют. Руководитель отдела поставил оповещение на папку договоров и теперь получает письмо каждый раз, когда там что-то меняется.

Браузерное редактирование. Office Web Apps в связке с SharePoint 2010 - отдельный разговор. Мы их не разворачивали в этом проекте: у всех стоит Office 2007/2010, и документы открываются в десктопном приложении через WebDAV. Web Apps потребовали бы отдельного сервера, а задачи это не меняло.

Business Connectivity Services - посмотрели, но не внедряли

SharePoint 2010 принёс BCS (Business Connectivity Services) - механизм вытаскивания данных из внешних систем прямо в SharePoint. Клиент использует 1С, и теоретически можно было бы показывать данные из 1С прямо в SharePoint-списках.

Посмотрели. Интеграция с 1С через BCS требует либо наличия OData/WCF-интерфейса, либо написания кастомного коннектора. У клиента 1С файловая, без веб-сервисов. Оставили на потом - сначала пусть привыкнут к базовому сценарию.

Итог первого месяца

Документы переехали из сетевой папки в SharePoint. Бухгалтерия перестала хранить версии договоров в Outlook - по крайней мере, новые договоры уже идут сразу в библиотеку. Поиск работает. Версии хранятся. Корзина спасает от случайных удалений.

Вопросы интеграции корпоративных систем на базе Microsoft-стека у нас сейчас занимают заметную долю проектов - SharePoint 2010 в этом контексте выглядит разумным выбором там, где клиент уже сидит на Windows-инфраструктуре и не хочет тянуть ещё одну платформу с нуля.