Три факса в один: факс-сервер вместо аппаратов на столах

У клиента в офисе стояли три факсовых аппарата. Один - в приёмной, один - в бухгалтерии, один - в отделе снабжения. Каждый подключён к отдельной телефонной линии, каждый печатает на своей бумаге, каждый теряет документы по-своему. Факс пришёл пока никого не было - бумага на полу, никто не забрал, три дня лежала. Факс пришёл ночью - утром его унесли не те. Исходящий факс отправили не туда - проверить нельзя, журнал на аппарате, доступа нет.

Задача была понятна: убрать три аппарата, поставить один факс-сервер, раздать входящие по людям, исходящие пустить с рабочих мест.

Что такое факс-сервер в 2001 году. Это обычный ПК - в нашем случае выделили машину, которая уже стояла, не самую новую - с факс-модемом или несколькими. Модем подключается к телефонной линии, сервер принимает звонок, получает факс, сохраняет его как изображение и кладёт в нужную папку. Программная часть - несколько вариантов: у нас выбрали Tobit FaxWare, есть ещё Winfax и несколько менее известных. FaxWare умеет принимать несколько линий параллельно, маршрутизировать по DID-номеру или по DTMF-коду, интегрируется с Exchange.

Клиент сохранил одну телефонную линию для факса вместо трёх - это само по себе уже сокращение расходов на абонентскую плату. На линии настроили Direct Inward Dial: в зависимости от того, какой добавочный набрал звонящий, факс шёл разным адресатам.

Маршрутизация - главный нюанс. Выглядит просто: вот список номеров, вот список папок. На деле немного сложнее. Не все, кто шлёт факс клиенту, набирают добавочный - часть просто звонит на основной номер и ждёт факс-тона. Для таких надо придумать правило: либо папка «общий входящий», либо дежурный сотрудник, либо вручную разбирать.

У клиента решили так: основной номер - папка в приёмной, секретарь разбирает вручную и перекладывает нужным людям через сетевую папку. Бухгалтерия и снабжение получили свои добавочные, их контрагенты их знают и набирают. Через месяц выяснилось, что пара поставщиков не умеет или не хочет набирать добавочный - для них сделали отдельное правило по CallerID: если с известного номера, класть сразу в нужную папку. CallerID работает не всегда и не у всех операторов, но в данном случае сработало.

Входящие - как это выглядит на рабочем месте. Факс приходит как файл в сетевую папку. Формат - TIF, открывается любым просмотрщиком. Можно настроить уведомление: при появлении нового файла всплывает сообщение, либо письмо на внутреннюю почту. У клиента стоял Exchange - настроили пересылку на почтовый ящик. Бухгалтер видит входящий факс прямо в Outlook, не вставая с места.

Документы теперь не теряются - они на сервере, с датой и временем получения. Это оказалось важно именно с точки зрения юридической значимости: можно доказать, что факс был получен в такое-то время, а не «мы не видели».

Исходящие - из принтера. На рабочих местах установили виртуальный принтер - FaxWare создаёт его автоматически. Хочешь отправить факс - печатаешь на этот принтер, вводишь номер, документ уходит. Журнал отправки доступен через интерфейс сервера. Менеджер может проверить: ушёл ли его договор, когда именно, был ли принят на той стороне.

Раньше это было невозможно - аппарат в бухгалтерии никому не показывал, что отправляли снабженцы.

Что не сработало сразу. Модем поначалу иногда не вешал трубку после приёма - линия оставалась занята. Лечилось параметрами инициализации в настройках FaxWare, но поковыряться пришлось. Второй момент - качество входящих документов зависит от качества линии и от того, с какого аппарата шлют. Некоторые входящие приходили нечитаемыми, хотя на старом аппарате тот же контрагент проходил нормально. Оказалось, что аналоговый аппарат умеет подстраиваться на лету лучше, чем программный модем на той же линии. Несколько контрагентов попросили слать им обычным факсом - оставили один физический аппарат как запасной, просто убрали его с постоянного использования.

Подобную схему - когда несколько разрозненных каналов связи нужно собрать в одну управляемую точку - мы относим к интеграции инфраструктуры. Факс здесь частный случай, но принцип один: централизация даёт контроль, а контроль снижает потери.

Когда разбирались с почтовым сервером, логика была похожей - своя точка хранения против чужой. С факсами то же самое: документы на сервере под рукой, а не на рулоне бумаги в приёмной.

Один аппарат в резерве так и стоит. На всякий случай.