34 машины, 12 лицензий: инвентаризация ПО за один день

Звонок пришёл в начале апреля. Клиент - небольшая оптовая компания, 34 рабочих места - слышал, что проверки по части лицензионного ПО становятся реальными, а не просто страшилками. Попросил разобраться: что у них вообще есть и чего нет.

Первый же вопрос поставил его в тупик: «Где лицензии?». После получасовых поисков в ящиках стола и архивных коробках нашли 12 коробок Microsoft Office разных версий - 2000 и 97. Ещё несколько коробок Windows. На этом документы кончились. На машинах при этом Office стоял везде.

Расхождение на 22 машины - это уже не мелочь.

Что значит провести инвентаризацию по-настоящему. Формально инвентаризация ПО - это список: что установлено, в каком количестве, есть ли основание (лицензия, OEM-метка, корпоративный договор). На практике это несколько часов работы с блокнотом и одним инженером, который знает, куда смотреть.

Мы сделали это за день. Схема простая:

• Список машин - сначала физический обход, номер машины или инвентарный номер, имя компьютера в сети. 34 машины, 34 строки.
• Установленное ПО - на каждой машине «Панель управления - Установка и удаление программ». Фиксируем всё нестандартное: Office, 1С, графика, специализированный софт. Windows отдельно - смотрим наклейку OEM на корпусе или крышке ноутбука.
• Серийные номера - для Office это «Справка - О программе». Записываем. Это потом поможет сверить с коробочными ключами.
• Физические коробки и сертификаты - сверяем ключи из коробок с тем, что нашли на машинах. Часть совпала. Часть - нет.

На весь обход ушло около шести часов с перерывом на обед. Один человек, ноутбук, таблица в Excel.

Что нашли. Картина получилась такая: 12 лицензий Office подтверждены документально. Ещё 3 машины - OEM-версии Windows с предустановленным Office, на них лицензия привязана к железу, и это нормально, если железо куплено официально. Итого 15 легальных установок из 34. Остальные 19 - под вопросом.

Отдельная история с 1С: у клиента стояла файловая версия на сетевом диске, к которой подключались с нескольких машин. Лицензий на рабочие места - ровно столько, сколько куплено однопользовательских ключей. Сколько реально подключается одновременно - никто не считал.

Что делать с расхождением. Здесь важно не паниковать и не бежать срочно докупать всё подряд. Сначала разобраться, что вообще нужно:

• Часть машин - кандидаты на удаление. В бухгалтерии нашли три машины с Office, которые использовались только для работы с 1С. Зачем им полный Office? Хватит просмотрщика документов или вообще ничего.
• Часть - переход на OpenOffice. Не все сотрудники работают с документами настолько интенсивно, чтобы нужен был именно MS Office. На ряде машин это реальная замена.
• Часть - действительно докупить. Бухгалтерия, директор, те, кто работает с контрагентами и обменивается файлами - здесь лицензионный Office оправдан.

В итоге клиент понял, что реально нужно докупить около восьми лицензий, а не двадцать две. Разница ощутимая.

Про документы. Отдельный вывод - хранение. Лицензионные коробки, сертификаты подлинности, накладные на ПО - это первичные документы, которые должны лежать так, чтобы их можно было найти за пять минут, а не за полчаса. В идеале - отдельная папка или ящик, только для лицензий. Завели. Сложили. На каждой коробке карандашом написали, на какой машине использована.

Групповые политики в такой ситуации тоже помогают косвенно: когда установка ПО через GPO централизована, случайных «левых» программ на машинах становится меньше. Но это уже следующий шаг.

Сама по себе инвентаризация - разовое мероприятие, результаты которого устаревают. Парк меняется: приходят новые машины, уходят сотрудники, устанавливают что-нибудь без спроса. Поддерживать актуальный реестр без автоматизации сложно. Но начать с ручного обхода - уже лучше, чем ничего не знать вовсе.

Если нужна такая работа - аудит инфраструктуры включает в том числе инвентаризацию ПО и оценку лицензионного соответствия. По итогам клиент получает не просто список, а понимание, что докупать, что убирать и где риски.